相談支援の現場では、記録業務に多くの時間を取られてしまいます。
支援の質を上げたいのに、書類に追われてしまう。そんな悩みはありませんか？
私自身、相談支援に関わる中で「記録がもっと楽になれば、利用者さんとの時間を増やせるのに」と何度も感じてきました。
この記事では、実際の現場で効果があった「記録を楽にする工夫」を3つ紹介します。
なぜ相談支援の記録は大変なのか
相談支援の記録は、ただ出来事を書くものではありません。
・事実関係
・支援者の見立て
・今後の方向性
・行政提出を前提とした正確性
これらをすべて含めて文章にする必要があります。
そのため、「何を書けばよいか迷う時間」が非常に多くなってしまいます。
実は、記録が大変な理由は文章力ではなく、迷う時間の多さにあります。
工夫① テンプレート化で迷う時間を減らす
最も効果があったのは、記録のテンプレート化です。
例えば、次のような型をあらかじめ用意しておきます。
- 本日の相談内容
- 利用者の様子・発言
- 支援者の見立て
- 今後の支援方針
この「型」があるだけで、ゼロから考える必要がなくなります。
結果として、記録時間は大幅に短縮されました。
ポイントは、完璧な文章を書こうとしないことです。
型に沿って埋めるだけで、必要十分な記録になります。
工夫② 音声入力を活用する
キーボードで文章を打つよりも、話した方が圧倒的に速いです。
面談直後に、スマートフォンやパソコンで音声入力を使って、思い出せるうちに話してしまいます。
後から整えるだけなので、ゼロから文章を作るよりもずっと楽になります。
特に、利用者さんの発言やその場の雰囲気は、時間が経つほど思い出しにくくなります。
音声入力は、記憶が新しいうちに記録することにも役立ちます。
工夫③ 情報を一元管理する
紙のメモ、別のノート、Excel、記録ソフト…。
情報があちこちに散らばっていると、それだけで記録のハードルが上がります。
相談内容や過去の記録をすぐに見返せる環境を整えるだけで、記録は驚くほど楽になります。
「探す時間」が減ることは、そのまま「書く時間」の短縮につながります。
まとめ：記録が楽になると支援に集中できる
相談支援の記録はなくすことはできません。
しかし、「楽にする」ことはできます。
・テンプレート化
・音声入力
・情報の一元管理
この3つを取り入れるだけで、記録に追われる時間は確実に減ります。
記録が楽になると、利用者さんと向き合う時間が増えます。
それが結果として、支援の質の向上につながっていきます。
もし今、記録に負担を感じているなら、できるところから1つだけでも試してみてください。